電子車検証を会社に提出するとき｜通勤許可・車両管理で券面コピーが足りない理由

マイカー通勤の許可申請、社用車の管理台帳、駐車場の契約、取引先への車両登録——「車検証のコピーを提出してください」と言われる場面は意外と多くあります。

ところが電子車検証では、券面をコピーしても車検の有効期間も所有者の住所も写りません。提出先が求めている情報が抜け落ちてしまいます。この記事では、提出を求められたときの正しい出し方を整理します。

なぜ券面のコピーでは足りないのか

電子車検証の券面に印刷されているのは、継続検査で変わらない基礎的情報だけです。

通勤許可や車両管理では車検の有効期限の確認が目的であることが多く、まさに写らない項目が必要になります。

提出方法①｜閲覧アプリの電子署名付きPDF（推奨）

車検証閲覧アプリでICタグを読み取り、車検証情報が記載されたPDFをダウンロードします。

• 券面に出ない有効期間・所有者情報・使用者住所まで含まれます
• 電子署名が付いており、改ざん検証に対応しています。提出先が内容の正当性を確認できます
• そのままメール添付でも、印刷して提出しても構いません

社内提出であれば、PDFのまま送るのが最も手間がかかりません。

提出方法②｜自動車検査証記録事項

電子車検証の交付時・記録更新時に渡されるA4の補助書面です。券面に出ない項目が印字されているので、これをコピーして提出すれば必要な情報が揃います。

手元にない場合は、閲覧アプリでPDFをダウンロードするか、運輸支局等の窓口・設置された印刷端末で入手できます。

提出方法③｜券面のコピー（不足に注意）

ナンバーと車台番号だけで足りるケースなら、券面のコピーでも構いません。ただしコピー機のフィーダー（自動原稿送り）機能を使うとICタグが破損するおそれがあります。必ず原稿台に置いてコピーしてください。

ICタグが破損すると読み取れなくなり、管轄の運輸支局等での再交付が必要になります。券面をコピーすること自体は問題ありません。

場面別の使い分け

注意点｜原本を渡さない

また、券面にはセキュリティコードが記載されています。これはICタグの中身を読み取るためのコードなので、不特定多数に渡る形でのコピー提出は避けるほうが安全です。

総務・車両管理担当の方へ

社員から車検証のコピーを集めている企業では、電子車検証への切り替えが進むにつれて「提出されたコピーに有効期限が載っていない」という問題が起きます。

• 提出フォーマットを「閲覧アプリのPDF、または自動車検査証記録事項」と明記して案内する
• 券面コピー不可、と書いておかないと券面だけが集まります
• 有効期限をデータで管理し、更新月に自動で確認依頼が出る形にしておく

車両を多く扱う事業者であれば、車検満了日を台帳で持ち、期限が近い車両を抽出できる仕組みが不可欠です。整備・車販を業とする事業所なら、自動車整備システムや車両販売システムにデータを取り込んでおけば、車検案内と車両管理を同じ台帳で回せます。